Biuro to przede wszystkim miejsce pracy, jednak bardzo często zaglądają tu również klienci. Dbając o pracowników i klientów warto mieć pod ręką rzeczy, których nigdy nie powinno zabraknąć w szanującym się biurze. Są to bowiem artykuły, których data ważności jest na tyle długa, że zrobienie zapasów nie grozi wyrzuceniem ich z powodu przeterminowania. Jakie artykuły powinny zawsze znajdować się w biurze? O czym powinni pamiętać wszyscy właściciele biur, a także sekretarki i inne osoby odpowiedzialne za wyposażenie biura?
Drobny poczęstunek
Ugoszczenie klienta w odpowiedni sposób zasadniczo wpływa na możliwość nawiązania dalszej współpracy i jej jakość. Klient od razu poczuje się lepiej, jeśli przy recepcji zobaczy talerzyk z cukierkami. Słodki poczęstunek powinien być również przewidziany podczas indywidualnych spotkań pracowników z klientami. Nie chodzi o to, aby serwować gościom przekąski z najwyższej półki. Wystarczy, jeśli na stole pojawią się drobne ciasteczka czy paluszki. Nie zaspokoją one co prawda głodu, jeżeli takowy klient będzie odczuwał, jednak pozwolą umilić czas spędzony na rozmowach biznesowych. W zapasie zawsze warto mieć kilka opakowań ciastek i słonych przekąsek na wypadek, gdyby akurat jakiś klient chciał przyjść do biura. Ważne, aby wybierać produkty suche, bez czekolady czy innych dodatków, które pod wpływem wysokiej temperatury mogą się rozpuścić. Takich przekąsek, które nie wyglądają estetycznie, nie wypada podawać klientom.
Napoje zimne i gorące
O ile przekąska nie jest obowiązkowym elementem spotkania z klientem, o tyle w dobrym tonie jest zaproponowanie chociażby szklanki wody. O butelki z wodą należy zadbać o każdej porze roku, nie tylko w letnie, upalne dni. Mimo wszystko podczas letnich upałów pracodawca ma również obowiązek zapewnić napoje swoim pracownikom, dlatego warto posiadać w biurze znaczne zapasy wody. Podczas zamawiania napoi nie można zapomnieć o kawie do firmy. Kawa do firmy jest podstawowym napojem, po który sięgają zarówno pracownicy, jak i klienci. Pracodawcy nie mają co prawda obowiązku zapewnienia pracownikom dostępu do kawy, jednak w większości biur jest to praktykowane. Pozostaje pytanie, jaką kawę do firmy wybrać? Najlepszym rozwiązaniem będzie kawa ziarnista, jeżeli w biurze znajduje się ekspres do kawy. Im kawa droższa, tym zazwyczaj lepsza, jednak nie trzeba wybierać od razu kawy do firmy z górnej półki. Wystarczy, że kawa jest po prostu smaczna. Jeżeli natomiast w biurze nie ma ekspresu, można posiłkować się kawą sypaną lub rozpuszczalną, jednak nie sprawiają one tak dobrego wrażenia, jak filiżanka świeżej kawy z ekspresu. Jeżeli mowa o kawie do firmy, obowiązkową pozycją jest również herbata. Najlepiej sprawdzi się zwykła, czarna herbata w torebce. Oczywiście można zaproponować gościom czy pracownikom różne rodzaje herbaty: zieloną, białą, czerwoną, ziołową czy owocową, jednak nie można zapominać o podstawowym jej wariancie, gdyż nie każdy lubi inne niż tradycyjny smaki herbat. Ze względów higienicznych dobrze, jeżeli torebki herbaty są pakowane pojedynczo. W biurze mogą także znajdować się soki i różnego rodzaju napoje, ale jest to tylko dodatek do wody, herbaty czy kawy do firmy.
Środki higieniczne
Dbałość o higienę powinna przyświecać wszystkim, a w miejscu pracy w szczególności nie powinno zabraknąć środków higienicznych. Podstawą jest oczywiście papier toaletowy i ręczniki papierowe, w które można wytrzeć ręce po ich umyciu. Nawet, jeżeli w biurze znajduje się suszarka do rąk dobrze jest postawić na niej kilka arkuszy jednorazowych ręczników. W kontekście mycia rąk obowiązkowym elementem wyposażenia jest także mydło, najlepiej (ze względów higienicznych) w płynie. Nie ma nic gorszego w oczach klienta niż brak podstawowych środków higieny osobistej w toalecie. Pamiętajmy, aby na bieżąco sprawdzać ich stan w łazienkach. W większych biurach zajmują się tym sprzątaczki, w mniejszych natomiast powinna być do tego specjalnie wyznaczona osoba. Po przeglądzie łazienki warto zajrzeć do kuchni. Tam również pracownicy powinni mieć dostęp chociażby do płynu do mycia naczyń i czystej gąbki. Dodatkowo w biurze powinna znajdować się suszarka na sztućce, kubki i talerze, a także ręczniki papierowe, które pozwolą zebrać nadmiar wody z umytych naczyń. Właściciele biura muszą również zadbać o czystość ekspresu do kawy, jeżeli takowy znajduje się w biurze. Nowoczesne ekspresy posiadają funkcję samodzielnego czyszczenia, jednak raz na jakiś czas trzeba przeczyścić je za pomocą specjalnego proszku, który usunie pozostały osad. Regularne czyszczenie ekspresu to gwarancja nie tylko zachowania higieny, ale także użyteczności sprzętu, który czyszczony zgodnie z instrukcją posłuży przez lata.
Lista rzeczy, które zawsze powinny znajdować się na wyposażeniu biura, jest stosunkowo długa. Na szczęście ze względu na ich długi termin przydatności można raz na jakiś czas zrobić większe zapasy i nie martwić się, że czegoś nam w biurze zabraknie. Jest to bardzo ważne nie tylko w kontekście obrazu, jaki budujemy sobie w oczach klienta, ale także pracowników, którzy lubią mieć dostęp do podstawowych rzeczy zaspokajających ich potrzeby w pracy.
